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Cómo gestionar tu tiempo

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Tienes que rodearte de gente que comprende y respeta el valor de tu tiempo

 Aléjate de los vampiros: los vampiros son personas que succionan tu tiempo y energía. Casos de vampiros alrededor tuyo:

  • Los que te preguntan, “tienes un minuto?”, y te interrumpen para preguntarte cualquier cosa sin importancia y que podría haber esperado a que no estuvieses trabajando.
  • Los que sufren de Reunionitis: dícese de la enfermedad que afecta a muchos jefes por la cual necesitan tener reuniones a todas horas, aunque no se sepa para qué ni con qué objetivo
  • Algunas personas no pueden o no quieren diferenciar entre lo que es importante y lo que no lo es. Y lo que es peor, te harán perder el tiempo.

 

Ponle freno a las interrupciones. Multiplica tu productividad:

  • Piérdete, de modo que nadie te pueda encontrar
  • No contestes el teléfono
  • Pon el cronómetro
  • Mantente ocupado y sé obvio al respecto (pídeles que no te interrumpan)

 

“La mayoría de las personas no valoran el hecho de encontrarse con el sabio al principio de la montaña.”

 

Verdades del tiempo:

  1. Si no sabes lo que vale tu tiempo, no puedes esperar que la gente lo sepa
  2. Los Vampiros chuparán tanta sangre de ti como tú les permitas. Si te dejan seco al final del día, es culpa tuya.
  3. Si no pueden encontrarte, no pueden interrumpirte
  4. La puntualidad provee poder personal
  5. Sin lugar a dudas, juzga. Pero debes saber que también vas a ser juzgado.
  6. La Autodisciplina es Magnética.
  7. Suficientemente bueno es suficientemente bueno (piensa en la mejora constante, no en la perfección)
  8. La Liberación es el máximo logro empresarial

 

“Y recuerda, la mayoría (casi) SIEMPRE está equivocada.”

 

 

Las Reglas del Marketing Directo

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  1. Siempre habrá una oferta u ofertas

  2. Habrá una razón por la que responder a la oferta ahora mismo (Sentido de Urgencia). Si la gente no siente que debe comprar YA, lo dejara para mas tarde, o sea, nunca.

  3. Se darán instrucciones precisas sobre cómo responder: si, al terminar de leer tu oferta, al posible cliente le queda alguna duda o pregunta que sin responder, lo habrás perdido
  4. Habrá modos de monitorizar y medir nuestra campaña de marketing: para poder ver los resultados, ver lo que está funcionando y lo que no; y saber en qué hay que seguir gastando dinero y qué hay que dejar de hacer.
  5. Lo que suceda con el Branding de nuestro producto será una consecuencia de las ventas, no algo en lo que enfocamos nuestro esfuerzo: el Branding es algo que la gente usa para evitar hacer lo necesario con su negocio. El hecho de tener un logo o tarjetas de visita queda muy bonito, pero no uses eso para evitar pensar en el servicio que vas a ofrecer y para evitar dedicarte a vender tu producto.
  6. Habrá un seguimiento: sigue en contacto con la gente. A través de internet, la forma más fácil es con un programa de email marketing (Aweber, MailChimp…)
  7. Habrá una fuerte carta de venta (texto publicitario), no hipérboles sin sentido: la carta de venta estará dedicada a atraer la atención del cliente, despertar su interés, contestar sus preguntas, establecer claramente que es lo que hay que hacer para comprar, y darle un sentido de urgencia a la oferta para que compre.
  8. En general, parecerá como una campaña de venta por correo
  9. Los resultados mandan. Y punto.
  10. Vas a ser disciplinado e inflexible y vas a mantener tu negocio en una estricta dieta de marketing directo durante, al menos, 6 meses  

La Tecnica Pomodoro

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La Técnica Pomodoro

(o Como Ser Más Eficiente en lo que Haces)

Cuando empecé a estudiar Derecho en la Universidad, recuerdo que se me hacía un mundo el hecho de tener que estudiar libros enormes para cada examen, y recuerdo que pensaba cuánto me llevaría el aprenderlo, y sólo el hecho de pensar en ello hacía que me sintiese exhausto.

Creo que siempre he intentado hacer las cosas de un modo eficiente (tan complicado como sea necesario, pero tan simple como sea posible). Durante mi segundo año en la carrera, me dije que debía existir una forma mejor para hacer las cosas de un modo más efectivo, para poder ahorrar tiempo.

“Si tienes una tarea difícil, dásela a un vago y encontrará una manera más fácil de hacerla”

Fue por accidente que descubrí esta técnica. Estaba en clase de francés y una de las estudiantes estaba hablando sobre ella. Tan pronto como llegué a casa, empecé a meterme en internet y pensé que merecía la pena intentarlo.

Al mismo tiempo, empecé a mirar distintas formas de organizarme, diferentes métodos de estudio. Algunos autores recomendaban estudiar 40 minutos y tomar descansos de 5. Otros decían que era mejor 50 minutos, 30… Los probé todos. Y, después de probarlos todos, la técnica que encontré más efectiva fue la Tecnica Pomodoro.

Esta técnica no sólo es útil para estudiantes, sino que también es útil para gente que necesita dejar cosas hechas. Todo lo que necesitas es un cronometro, un lápiz y una hoja de papel.

La tecnica pomodoro es muy simple, y puede ser separada en 6 pasos:

  1. Elige una actividad que realizar (escribir informe, mandar email a agencia…)
  2. Pon el cronómetro en 25 minutos (cada sesión de 25 minutos es considerada un pomodoro)
  3. Trabaja en la actividad hasta que el cronómetro suene; después haz una cruz en la hoja de papel (o iPod, iPhone, post-it…)
  4. Tómate un pequeño descanso de 5 minutos
  5. Empieza de nuevo el mismo ciclo
  6. Cada 4 pomodoros, tómate un descanso mayor (30 minutos-1 hora)

 

La Tecnica Pomodoro
La Tecnica Pomodoro

Esta técnica ayuda a reducir el impacto de las interrupciones externas e internas en tu concentración y Flow. No interrumpas un pomodoro. Si lo haces, para el cronómetro y vuelve a empezar cuando la interrupción termine. Los descansos frecuentes que la técnica pomodoro usa hacen que tu mente este más activa y enfocada. Al principio, a lo mejor piensas que 25 minutos no son suficientes para ti, pero una vez que empieces a usarla y aprendas a concentrarte durante esos 25 minutos, te darás cuenta de que la técnica pomodoro es muy útil.

Por ejemplo, imagina que tienes que estudiar 3 capítulos de un libro para un examen. Puedes dividirlo en 1 pomodoro por capitulo, y dejar el cuarto pomodoro para revisar todo. No tienen que ser sesiones de 4 pomodoros por la fuerza; si puedes finalizar tu tarea en 3 pomodoros, hazlo en 3 (recuerda la Ley de Parkinson).

Este sistema te ayudará a manejar tu carga de trabajo más eficientemente, rompiendo las tareas de modo que se puedan ajustar a los pomodoros. El hecho de que sabes que vas a tener 25 minutos y de que ya has escrito la tarea que quieres conseguir, hace que estés mucho más concentrado y reduce el tiempo que pasas despistado y “perdiendo el tiempo”.

IMPORTANTE! Durante tus descansos, levántate de la silla y no mires teléfono, internet… Para que puedas conseguir el máximo partido de la técnica pomodoro, necesitas tener en cuenta los periodos de estrés y recuperación. El periodo de estrés son los 25 minutos que pasas realizando la tarea. El periodo de recuperación son los 5 minutos de descanso. Si durante esos 5 minutos lo que haces es ver tu correo, ver Facebook, mirar internet, mirar tu teléfono… No estás recuperándote, y la sesión siguiente no la vas a aprovechar igual porque no vas a tener la misma energía. Levántate de la silla y, después de esos 5 minutos, vuelve fresco (esos 5 minutos aprovéchalos para ir al baño, beber agua, estirar un poco…).

Algunas personas te dirán que pueden ser productivas durante horas y que no necesitan tomar descansos. Esto sólo son tonterías. Prácticamente nadie es capaz de conseguir esto (a no ser que estén tomando algún tipo de sustancias (como adderall). La gente que dice esto suele ser bastante improductiva. El hecho de que puedas permanecer sentado en tu silla no significa que seas productivo durante esas horas.

Las cosas de las que hablo aquí son cosas que ya han sido comprobadas a lo largo de los años por mí. He probado muchas técnicas diferentes y esta es la que uso. Algunas veces, estarás tentado de mantener el pomodoro durante más de 25 minutos (quizá 35), pero tienes que evitar estas tentaciones y dejarlo tal como es. 25 minutos concentrado y 5 minutos de descanso. Tan simple como eso.

 

Como alcanzar el nivel maestro

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Cómo alcanzar el Nivel Maestro

 (Vamos a seguir los pasos para alcanzar el nivel maestro en cualquier actividad; en este caso, vamos a usar como ejemplo la lectura rápida.)

 

¿Por qué quiero mejorar?

Quieres mejorar porque vas a conseguir un ascenso; más dinero; o tener más poder en la toma de decisiones de tu empresa.

 

¿Qué herramienta está siendo más eficaz?

En este caso, la herramienta más eficaz para ti es la lectura rápida, porque es la que te va a llevar un paso más allá del resto de tus compañeros y te va a convertir en la persona más productiva de tu empresa.

 

Pasos Maestros:

  • Decide lo que de verdad quieres y qué es lo que está evitando que lo consigas
  • Consigue un efecto máximo: asocia un dolor masivo si no cambias ya, y un placer masivo si cambias Ya.
  • Interrumpe un comportamiento limitador
  • Crea una nueva y poderosa alternativa
  • Condiciona un nuevo patrón hasta que es consistente; después refuérzalo
  • Pruébalo

 

¿Qué es lo que de verdad quiero? Quiero aprender la lectura rápida para poder ser el mejor en mi trabajo

Consigue un efecto máximo: si no hago esto, voy a tener que competir con mucha gente que es mejor que yo en otras cosas; y las posibilidades de seguir en el mismo puesto durante muchos años es algo demasiado doloroso para pensarlo siquiera.

Interrumpe un patrón limitador: puedes leer 2 veces más rápido de lo que lees actualmente. Sin ningún tipo de duda.

Crea una nueva y poderosa alternativa: voy a ser el mejor en mi campo. Voy a ser imparable.

Continúa entrenando y aprendiendo lectura rápida hasta que hayas adquirido la habilidad

Pruébalo: ya estás comprobando la lectura rápida y, si has ido practicando los ejercicios del libro, sabes que funciona.

  

¿Cómo conseguir la maestría?

“Al final, el dinero y el éxito duraderos llegan no a aquellas personas que se concentran en alcanzar sus metas, sino a aquellas que se enfocan en alcanzar la maestría y satisfacer su propósito en la vida”.

Para poder ser un Maestro, primero tienes que ser un aprendiz. La “Fase de Aprendizaje” (para aprender cualquier habilidad) es esta:

  1. Observación profunda (Modo Pasivo)
  2. Adquisición de habilidades (Modo de Practica)
  3. Experimentación (Modo Activo

Aprender cualquier tipo de habilidad te prepara para llegar a ser un maestro.

Cuando entras en el mundo de la Lectura Rápida, tu misión es aprender y absorber tanto como puedas. Para ese propósito, debes intentar volver a un estado de niñez, en el que te sientes inferior, vulnerable; y debes sentirte a gusto. Entras en un nuevo mundo en el que no eres un experto, así que necesitas ser humilde, aceptarlo, y empezar a absorber tanta información como puedas.

Cuando elijas una nueva habilidad que aprender:

  1. La habilidad que elijas debe ser realística (si quieres aprender a volar como un pájaro, lo tienes difícil)
  2. Debes deshacerte de tu sensación de confort y seguridad (cuando estés aprendiendo lectura rápida, te vas a sentir incomodo al principio porque no vas a entender la mayoría de lo que lees).

 Lo que separa a los Maestros de los demás es, normalmente, algo muy simple. Cuando estamos aprendiendo una nueva habilidad, normalmente llegamos a un punto en el que nos frustramos; lo que estamos aprendiendo parece fuera de nuestro alcance. Si nos dejamos llevar por esos sentimientos, inconscientemente dejamos de creer en nosotros mismos antes de abandonar.

 

Para poder llegar a ser un Maestro, recuerda estas 3 reglas:

  1. Resiste la tentación de ser amable contigo mismo. Se tu peor crítico, reconoce tus debilidades.
  2. Resiste la tentación de levantar el pedal de tu concentración. Te entrenas a ti mismo para concentrarte en la práctica con el doble de intensidad, como si fuese la realidad multiplicada por dos. Te das a ti mismo fechas límite arbitrarias, siempre presionándote más allá de tus límites.
  3. Al final, tus cinco horas de trabajo intenso y concentrado son el equivalente de 10 horas de trabajo para la mayoría de la gente.

  Ama el aprender por sí mismo

 A través de una intensa absorción de la Lectura Rápida durante un periodo de tiempo, llegarás a entender todas las partes que lo componen.

Cuando te conviertes en un Maestro, ganas una sensación intuitiva del todo. Literalmente ves o sientes la dinámica.

Cuando te conviertas en un Maestro, habrás alcanzado una forma de inteligencia superior gracias a todo tu esfuerzo, tu conocimiento, y el desarrollo de tus habilidades analíticas.

La clave de conseguir este nivel superior de inteligencia es hacer tu tiempo de estudio cualitativamente rico. No sólo absorbes información- la internalizas y la haces tuya encontrando la manera de poner este conocimiento en práctica.

La Maestría no depende de ser un genio o del talento. Depende del tiempo y la intensidad aplicada a una actividad.

 

Y recuerda, la práctica deliberada a lo largo del tiempo no puede fallar, sólo puede producir resultados

 

E-Myth: el Modelo Empresarial

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El modelo empresarial

tiene menos que ver con lo que se hace en el negocio y más que ver con cómo se hace.

El producto no es lo importante, lo importante es cómo se entrega.

Como verán mis clientes mi negocio en el futuro? Como puede mi negocio sobresalir respecto al resto de negocios? La postura empresarial no empieza con una imagen del negocio a crear, sino con el cliente  para el cual el negocio va a ser creado.

Entiende que, sin una imagen clara de ese cliente, ningún negocio puede triunfar.

Para que este modelo empresarial funcione, debe estar equilibrado y ser inclusivo, de modo que el empresario, el manager, y el técnico encuentren su lugar natural dentro de él, para que todos ellos encuentren el trabajo adecuado a realizar.

El formato de franquicia está construido en la creencia de que el verdadero producto de un negocio no es lo que se vende, sino cómo se vende.

El verdadero producto de un negocio es el mismo negocio.

Un negocio dependiente de un sistema, no dependiente de las personas. Un negocio que pueda funcionar sin ti.

 

Reglas:

  1. El modelo proveerá valor de un modo consistente a tus clientes, empleados, distribuidores, prestamistas… más allá de lo que puedan esperar
  2. El modelo podrá ser operado por gente con el nivel de habilidades más bajo posible. La gente que está orientada a los sistemas aprende cómo hacer que las cosas funcionen de un modo más efectivo para tus clientes y para tu negocio al aprender cómo mejorar los sistemas
  3. El negocio brillará por encima del resto como un lugar de orden impecable. La estructura provee unos puntos de referencia relativamente fijos que necesitemos.
  4. Todo el trabajo en el modelo será documentado en operaciones manuales. En manuales de instrucciones que designan el propósito del trabajo, especifican los pasos necesarios a seguir cuando se hace ese trabajo, y resumen los estándares asociados con el proceso y con el resultado.
  5. El modelo proveerá un uniformemente predecible servicio al cliente. El negocio también debe actuar con orden. Debe hacer las cosas de un modo predecible, uniforme. Lo que haces en tu modelo no es tan importante como hacerlo siempre de la misma manera, todas y cada una de las veces.
  6. El modelo utilizará un uniforme de color, vestidos, y código de servicio. Hay estudios que demuestran que la gente con trajes azules venden más que la gente con trajes marrones

“La innovación es el sello de una mente atrevida, imaginativa.”

 

Cuantifica todo lo que esté relacionado con tu negocio:

  • Cuántos clientes ves en persona cada día?
  • Cuántos en la mañana?
  • Cuántos en la tarde?
  • Cuánta gente llama a tu negocio cada día?
  • Cuántas llamadas preguntan por el precio?
  • Cuántos quieren comprar algo?
  • Cuántas unidades de X vendes cada día?
  • A qué hora del día las vendes?
  • Cuántas vendes por semana?
  • Qué días son los más ajetreados? Cómo de ajetreados?
  • …

La diferencia entre las grandes personas y el resto, es que las grandes personas crean sus vidas de un modo activo.

 

  1. El cliente no siempre lleva la razón, pero la lleve o no, es nuestro trabajo hacerle sentir como si la tuviese.
  2. Todo el mundo que trabaja aquí se espera que trabaje para ser el mejor que pueda en las tareas de las que es responsable.
  3. El negocio es un lugar donde todo lo que sabemos cómo hacer es puesto a prueba por lo que no sabemos hacer, y el conflicto entre ambos es lo que crea el crecimiento, lo que crea el entendimiento

Un negocio es como un Dojo de artes marciales, un lugar donde vas a practicar para ser el mejor que puedes ser.

 La diferencia entre un guerrero y el hombre ordinario es que el guerrero ve todo como un reto, mientras que el hombre ordinario ve todo como una bendición o como una maldición.

 

 Reglas del juego:

  1. Nunca intentes figurarte qué es lo que quieres que tu gente haga y entonces trates de crear un juego con ello
  2. Nunca crees un juego para tu gente que tú no estés dispuesto a jugar
  3. Asegúrate de que hay maneras específicas de ganar el juego sin acabarlo
  4. Cambia el juego cada cierto tiempo; las tácticas, no la estrategia.
  5. Nunca esperes que el juego se sostenga por sí solo. La gente necesita que se le recuerde constantemente.
  6. El juego debe tener sentido
  7. El juego debe ser divertido de vez en cuando
  8. Si no puedes pensar en un buen juego, roba uno

 

El Sistema:

  • El sistema produce los resultados, la gente maneja el sistema
  • La jerarquía de los sistema está compuesta de 3 componentes distintos:
  1. Cómo lo hacemos aquí
  2. Cómo reclutamos, contratamos y entrenamos a la gente aquí
  3. Cómo coordinamos a la gente aquí   

 

E-Myth: la Diferencia entre un Tecnico y un Empresario

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Hay tres tipos de emprendedores:

  1. Técnico (o especialista)

  2. Manager

  3. Empresario

“La gente que es excepcionalmente buena en los negocios no lo son por lo que saben, sino por su insaciable necesidad de saber más”

En tu negocio, verás cómo una parte de ti quiere un sentido del orden; mientras que otra parte quiere soñar sobre el futuro. Veras como una parte de ti no puede soportar el no hacer nada, y se apresura a hacer cosas, limpiar… esa parte que se siente culpable si no está haciendo cosas.

  1. Un negocio, sin un manager que le dé orden y sin un técnico que lo ponga en marcha, está destinado a sufrir una temprana, y probablemente muy dramática, muerte.
  2. Un negocio dirigido por un manager, sin un empresario o técnico que se centre en su rol, simplemente se limitará a hacer lo mismo una y otra vez, hasta que se da cuenta que no había ninguna razón para hacerlas en primer lugar. Un negocio así también morirá pronto.
  3. En un negocio dirigido por un especialista, sin un manager que lo supervise y un empresario que lo lidere; el técnico trabajara cada día hasta que ya no pueda más; y al día siguiente trabajara todavía más duro, así hasta el final de los días. Hasta que descubra que, cuando ya es demasiado tarde, que mientras él estaba trabajando alguien planto una autovía en medio de la tienda.

 Así que el trabajo del empresario es imaginarse, preguntarse, y soñar.

Es evidente que los negocios, como las personas, se supone que van a crecer; y con el crecimiento viene el cambio.

En vez de eso, la mayoría de negocios operan de acuerdo con lo que el empresario quiere, no con lo que el negocio necesita.

Durante la infancia del negocio, eres un malabarista, manteniendo todas las bolas en el aire. Es fácil encontrar un negocio recién abierto: el dueño y el negocio son la misma cosa.

La infancia termina cuando el dueño se da cuenta de que el negocio no puede continuar del mismo modo que lo había hecho hasta ahora; de que, para poder sobrevivir, tendrá que cambiar. Cuando eso pase, cuando la realidad se establezca, la mayoría de los fallos del negocio ocurren.

Cuando eso pasa, la mayoría de los técnicos cierran sus puertas con ellos fuera, y se marchan. El resto pasa a la adolescencia.

Como técnico-convertido-en-empresario, tu enfoque está del revés. Ves el mundo desde abajo, en vez de verlo desde arriba. Tienes un punto de vista táctico, en vez de estratégico.

Es solo un problema cuando el técnico consume todas las otras personalidades. Cuando el técnico llena Su día con trabajo. Cuando el técnico evita el reto de aprender cómo hacer crecer su negocio.

“Si tu negocio depende de ti, tú no tienes un negocio, tienes un trabajo.”

 

Tu empresario necesita ser despertado, alimentado, y ser dado el espacio necesario para expandirse, y tu manager necesita ser respaldado también, para que pueda desarrollarse en su actividad de crear orden y trasladar la visión empresarial a acciones que pueden ser eficientemente manifestadas en el mundo real.

La adolescencia empieza en ese punto de la vida de tu negocio cuando decides conseguir ayuda. No hay manera de descifrar cundo pasará esto. Pero siempre pasa, precipitado por una crisis de la etapa de infancia.

Y de un plumazo, de repente comprendes lo que significa ser un negocio de un modo que nunca antes comprendiste.

¡No tengo que hacer eso más!

Una de las reacciones más consistentes y predecibles del técnico convertido en empresario, durante el caos adolescente, es la decisión de ser pequeño de nuevo. Si no puedes controlar el caos, deshazte de él.

Todos los excesos de la adolescencia, frustrantes y desconcertantes como pueden ser en una compañía que se está expandiendo, son desastrosos en un negocio que está a punto de quebrar.

Tu trabajo es prepararte a ti y a tu negocio para el crecimiento.

Pero mientras tanto, incluso cuando estás suponiendo, la clave es planificar, visualizar y articular lo que ves en el futuro tanto para ti como para tus empleados. Porque si tú no lo articulas (escribiéndolo, claramente, para que otros lo puedan entender), no lo sabes realmente.

Tom Watson, fundador de IBM:

  • “Tenía una visión muy clara de lo que la compañía debería parecer cuando estuviese terminada”
  • “Una vez que tenía esa imagen, me pregunté cómo la compañía que parecía de ese modo tendría que actuar”
  • “Entonces me di cuenta de que, a no ser que empezásemos a actuar de ese modo desde el principio, nunca llegaríamos allí.”

El modelo empresarial tiene menos que ver con lo que se hace en el negocio y más que ver con cómo se hace. El producto no es lo importante, lo importante es cómo se entrega.

La postura empresarial se pregunta: “cómo debe funcionar un negocio?” La postura técnica se pregunta, “qué trabajo tengo que hacer?”

La postura empresarial comienza con una imagen clara de un futuro definido, y entonces vuelve al presente con la intención de cambiarlo para que se ajuste a la visión. La postura técnica empieza con el presente, y después mira a un incierto futuro con la esperanza de que no cambie mucho con respecto al presente.